¿Alguna vez has sentido en tu vida o negocio que por más tareas que empiezas y completas no avanzas? Te levantas cada mañana, revisas tu gigante lista de pendientes, decides que ese día harás todas las que puedas y, aunque lo logres, a la mañana siguiente hay muchas más obligaciones y por más que te esfuerzas tu vida o negocio continúan en el mismo lugar. En este artículo te quiero explicar por qué pasa esto y cómo puedes aplicar el principio de pareto (80/20) para optimizar al máximo tu tiempo y recursos. ¡Comencemos!
¿Eres productivo o estás ocupado?
Cuando inicié mi negocio y con los años me fui rodeando de personas emprendedoras, poco a poco me fui dando cuenta que cada una de ellas trabaja una cantidad ENORME de tiempo. Yo me sentía sorprendida con la cantidad de actividades que llegaban a realizar en su día a día y realmente me preguntaba si yo me estaba esforzando lo suficiente. Con el tiempo me encontraba con muchas de estas personas y descubría que la mayoría seguía en el mismo lugar. Eso me parecía muy extraño porque tanto en el pasado como al momento de volverlos a ver seguían siendo super activos, incluso tenían muchas más obligaciones que antes ¿Por qué pasa esto? Porque son personas muy ocupadas, pero no productivas.
Estar ocupado es estar realizando una actividad independiente del resultado que esta genere, mientras que ser productivo es enfocarse solo en aquellas actividades que generen la mayor cantidad de resultados positivos posibles. Es aquí donde empieza el principio de pareto, un modelo que literalmente cambio la perspectiva que tenía sobre todo lo que hacía. El principio de pareto dice:
“El 80% de tus resultados provienen del 20% de tus actividades”
Inicialmente parece un poco extraño y definitivamente la proporción 80/20 puede variar de acuerdo a lo que realices en tu día a día, pero el eje central del principio es que en el día a día dedicamos más tiempo y esfuerzo en el 80% de las actividades menos importantes las cuales al final solo representan el 20% de nuestros resultados. Pongamos un ejemplo con el que te sentirás identificado.
Al iniciar tu día te das cuenta que tienes en total 10 pendientes a realizar. Llegada la hora de dormir lograste terminar 8 de 10 tareas y te dices a ti mismo que el día te rindió un montón, pero al poner tu cabeza sobre la almohada sigues con esa sensación de ansiedad o estrés. En la mayor parte de casos esto pasa porque si bien realizaste 8 tareas de 10, esas 2 tareas que dejaste sin hacer eran las más importantes, pero elegiste la cantidad en vez de la calidad. A la mañana siguiente sigues teniendo esas 2 tareas urgentes, pero también llegan otras 5, 8 o 10 tareas menores.
Es así como pasamos el día respondiendo emails que no son urgentes, revisando métricas que podrían esperar, haciendo reuniones que no aportan, pero la llamada a ese cliente fundamental, hacer ese pedido de producto urgente, iniciar ese proyecto tan necesario, lo seguimos posponiendo. Es esta la razón por la que nos encontramos con personas que siempre están ocupadas, pero que sus resultados finales son muy pequeños, porque continúan dejando para luego hacer lo más importante.
¿Cómo aplicar el principio de pareto?
Este consejo aplica tanto para tu vida profesional como personal y es una forma sencilla de organizar tu día a día. Haz una lista de todos los pendientes que tienes, luego obsérvala detenidamente y hazte la siguiente pregunta:
“Si solo pudiera terminar un limitado número de tareas (1 a 3 máximo) en este día, pero al verlas terminadas me vería muy beneficiado y podría dormir tranquilo ¿cuáles serían?”
Esto hace que de golpe elimines un montón de actividades, que seguramente realizas todos los días, pero que verdaderamente no son importantes. En el libro “tráguese ese sapo” de Brian Tracy, él lo describe de una forma muy interesante y es que inicies siempre tu día “tragándose” el sapo más feo, más grande y más verde que tengas, es decir, inicia siempre tu día realizando la tarea más compleja, difícil e importante. Después de hacerla serás libre de elegir cómo continuar tu día.
El principio de pareto nos ayuda a enfocar nuestros esfuerzos y a darnos cuenta que para avanzar no es necesario matarnos trabajando, sencillamente hay que elegir de forma correcta las actividades a las que dedicamos nuestro tiempo.
¿Qué te parece este principio? ¿Ya lo conocías?